# 利用好每一天 By [be19](https://paragraph.com/@201119) · 2022-08-13 --- 在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，怎么办？ 这次，我将把我的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到生活，为你时间管理全面支招。 高效管理时间，越早下手越好。 — 1 — 把基本功耍得虎虎生风—— 邮件、日历、联系人 第一，邮件。 要记住两点： 1. 作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。 名片上留QQ邮箱，非常不职业化。 应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。 2.保留所有历史邮件。 美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少5年。我用它要求自己，保留了过去近20年的邮件。 通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。 第二，日历。 邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放进日历。 有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一条日程。 定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一条条日程，放进日历。 我的时间颗粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。 当同事问我： “周三下午有半小时时间开会吗？” 我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答： “2点到3点可以，发个会议邀请给我。” 收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但不紧急的事。 周三下午2点快到了，提前15分钟，手机提醒我： “15分钟后，在三楼会议室开会。” 提醒非常重要。 约了会议，把提醒设为提前15分钟； 约了晚饭，设为提前1小时； 定了航班，设为提前2小时； 朋友生日，设为当天早上10点。 微软的Office 365还可以请助理帮忙安排行程。 清晨，手机响起，一则行程跳出： 1.5小时后，司机来酒店接我去客户办公室。 在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。 这就是日程管理，这就是效率。 第三，联系人。 从1998年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有5 761人了。 坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。 很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说： “×××，好久不见啊。” 他非常惊讶： “这么久没联系，你还记得我啊？” 使用联系人工具要注意以下几点： 第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。 比如上海的固定电话：61888888。 在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为“+86(21)61888888”。 因为如果在美国，拨打61888888，是拨不到上海的。 第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。 第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中，并设置提醒。 把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。 — 2 — 避免与懒惰握手言和——协同软件 借助Teambition等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整体进度，高效向前。 图片 下面介绍一款我正在使用的协同软件Teambition，以它为例，介绍协同软件的价值。 第一，自动化的PDCA循环（全面质量管理的思想基础和方法依据，即plan、do、check、action）。 某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或写两句文字。但是，这样做会有两个风险： 1. 团队负责人会忘掉； 2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。 在Teambition中，创建一个“任务”，设好3W（Who do What by When），也就是：执行者、任务内容、截止时间。 员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。 “泳道”是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳道。 所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。 第二，强制化的SMART原则。 在Teambition或者类似的协同软件中，都可以设定每个任务的截止时间，这就强制设定了SMART原则（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。 还可以在任务模板里，专门定义S‐M‐A‐R四个字段，要求每一项任务都强制符合SMART原则，否则无法创建。 第三，可视化的Scrum（迭代式增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发）方法。 协同软件可以用软件代替白板。用软件替代白板最大的好处，是把Scrum的冲刺看板从人调整便签的“主动工具”变成软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。 当然，除了Teambition，还有很多其他不错的协同软件，比如Trello（团队协作软件）、Worktile（团队协同工具）、Tower（团队协作工具），都各有特色。团队可以根据自己的情况，选择 使用。 — 3 — 高效地休息和运动 工作重要，生活重要，休息和运动也很重要。 初级商业人士拼体能，中级商业人士拼技能，顶级商业人士又回到拼体能。 真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它们的对立面——休息。 下面介绍一下在繁忙的工作和生活中，我常用的帮助自己有效休息的工具。 第一，白噪音软件。 我常用的白噪音软件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良药。以前我每天能睡10~12个小时。即便现在，我每天也能保证7~8个小时睡眠时间。 第二，眼罩+降噪耳机。 我每年出差的时间特别多。在飞机、高铁、汽车上睡觉，是咨询顾问的必备技能。 在旅途中，营造黑夜环境，是入睡的要点。为了能在交通工具上快速入睡，并拥有高质量的睡眠，我会随身携带一个眼罩，营造黑夜的氛围。 这个眼罩比较特别，它一面印着“吃饭叫我”，另一面印着“吃饭别叫我”。至于哪一面朝外，看情况而定。 第三，跳绳。 更好的休息方式是运动。 健身有四个目的：减肥、增加身体柔韧度、增大肌肉和训练心肺功能。这四个目的中，最关乎健康的，其实是训练心肺功能。 训练心肺功能，跑步、游泳是不错的方式。但对于时间颗粒度极小的我来说，跑步、游泳的效率实在是太低了。 我做了不少研究，也请教了很多专家，最后选择了从训练心肺功能角度来看，效率更高的运动方式：跳绳。 跳绳5分钟，相当于慢跑半小时。 姿势正确的话，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。 — 4 — 白板 白板这个看上去平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，可以把我们从“结构化的思维、有边界的思维、不能错的思维”中解放出来，帮助我们随时随地、无边无际地思考。 白板本身没有价值，赋予它思考的意义，它就有了随时随地、无边无际的价值。 — 5 — 移动办公工具 从2006年开始，我每年要坐100多次飞机，甚至一年中有将近200天不在家。 所以，利用工具在碎片时间移动办公，对我来说特别重要。分享几个我常用的移动办公工具。 第一，带手写笔的平板电脑。 第二，大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。 图片 把手机立在桌子上，可以便捷有效地代替电脑。 我的手机支架，不用时就像一张信用卡，可以放在钱包里。坐下来后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间就能创造一个办公环境。 这套移动办公系统，可以极大地提高工作效率，充分利用碎片时间。 第三，蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。 营造更健康、轻松、有效的音频环境。 — 6 — 电子阅读器 越是在碎片化时代，越是要系统性读书。 组合使用多种电子阅读器，高效获取知识。 如果读书的目的是“高效获取知识”，那就把纸质书当成个人癖好去享受，把电子书当成效率工具去掌握。 推荐三个电子阅读器：得到、多看阅读和Kindle。这三个阅读器各有特色，彼此补充，可以结合使用。 得到的“每天听本书”，在坐车、走路、候机时，用二三十分钟的零散时间听完一本书的解读，非常高效，奠定了我一年200~300本书的基础涉猎量，极大地拓展了我的知识边界。 来源：**刘润** --- *Originally published on [be19](https://paragraph.com/@201119/KGNrQxXMTHMww2azE8Vj)*