# 作自己的腦內偵探 —— 利用PDCA 筆記術，見證每天進步 1% 的自己！ By [Mujing](https://paragraph.com/@mujing) · 2021-11-10 --- 嗨，我是 Mujing ，今天我想要跟大家分享一個平常工作時可以逐步優化自己工作流程的方法，這個方法叫做 PDCA 筆記，最近剛好在研究。試著在工作時用過了幾次之後，我發現這套方法能夠讓自己看見自己執行任務的現況，再想辦法針對問題逐個改善。針對想要優化自己工作的流程卻不知道哪邊可以做得更好，或是怎麼樣做得更好的讀者，這邊推薦這個方法給你。 Outline ------- * PDCA 是一種思考的框架 * P、D、C、A 怎麼做？ * 使用橫向 A4 紙 * 假說的重要性 * 建立一個長期目標 * 寫在最後 PDCA 是一種思考的框架 ------------- 為什麼我們需要思考的框架？人的思考通常不會是線性的，你可能一下想到要處理昨天同事拜託你處理的文件，一下又想到下午要開一個重要的會議，接著想到早上忘了買杯咖啡……。\*\*人類這樣非線性的思考絕對不是缺陷，事實上，這也是人類之所以能夠這麼有創意的原因。\*\*不過如果我們只依照線性的流程來完成特定的任務，那我們可能就跟機器沒什麼兩樣了，而且處理速度還落差了幾百幾萬倍。 人類需要偶爾跳 Tone 的靈活思考，有時候忽然的靈光一現的確可以幫助我們快速解決問題，避開許多原本可能會陷入的窘境。只是如果一直都用這種思考模式，我們也很可能會漫無目的的花太多時間在錯誤的事情上面。 **有沒有可能利用一些方法讓我們「看見」自己是怎麼思考的呢？當然有，其實我們只需要一個框架就能夠幫助自己了解自己的思考方式，框架是什麼？ 如果人類的思考像水，那麼**框架這類工具就像是一張能夠捕捉著偶然出現的靈光的網子，可以避免「剛剛好像想到什麼，但是忘記了」的情況出現。 PDCA 筆記其實就是一種思考的框架，PDCA 名字裡的四個英文字就分別代表「Plan （計畫）」 、「Do（執行）」、「Check（查核）」、「Action（改善行動）」。也就是透過四個步驟，在紙上再現了自己從腦內思考到執行之後確認成效的過程。 P、D、C、A，怎麼做？ ------------ 現在讓我們試著使用 PDCA 方法，並以一天的工作任務安排為例子來進行看看！前面提到 PDCA各自代表四個步驟： * Plan（計畫） * Do （執行） * Check （查核） * Action（改善行動） 我們接下來將一一說明每個步驟所需要列下的資訊，現在先讓我們在紙上畫出每個步驟需要的空間： ![](https://storage.googleapis.com/papyrus_images/ea53b2efcae1ca6f653375a15ab7a16cc0e9eb6e66eabe52526af684a54db22b.png) 標題不一定要寫得像圖片內那麼完整，自己可以辨認就可以了。 ### Plan － 計畫 你今天有哪些事情想做、哪些會議要開、哪些雜事要處理，這些都可以寫在 Plan 這一欄，你可以隨著自己的喜好，用自己的方式羅列，例如可以依照重要度、或是時間來安排，我覺得沒有限制，不過若是待辦事項很多，最好先從自己想要做的事情開始安排起比較好。 ### Do － 執行 預計執行的任務的實際成果，安排的任務、會議，是否如自己預期的那樣順利完成了？最終的實際成果怎麼樣，有沒有預料之外的狀況發生？在這一欄內以客觀的方式記錄下來，先不用評斷成效好壞、也不需要有臆測，**在這個步驟所需要記錄下的，是存粹的事實**。 ### Check － 查核 依據上一個步驟「執行」裡面所記錄的，以自己的角度出發來描述為什麼任務能夠順利完成？或是為什麼會遭遇到挫折。覺得哪邊好哪邊不好，都可以在這個步驟裡面寫下來，這個步驟的目的是引導出所謂的自我覺察，所以你可以不必每個都寫，只要針對覺得有問題真的尚待改善、或是有新的心得的地方來寫就好。 ### Action － 改善行動 最後可以根據上一個步驟裡的覺察，有沒有什麼下次能夠改善的方法，你可能需要根據上面兩個步驟所記錄的內容來思考後， 想出可能的應對措施，思考一下下次如果遇到一樣的狀況該怎麼辦？這邊可以提出任何的假說，不需要設限。 使用橫向 A4 紙 --------- 紀錄時最好使用橫向的 A4 紙，這樣才能確保你有足夠的空間來記錄，如果畫完格子之後還有其他的空白那更好，剛好可以用來記錄一些瑣事，或相關的事情。通常我在畫完 PDCA 四個格子之後，在最下面還會有一點空間，我就會拿來記一些比較不相關的或臨時出現的點子。 ![](https://storage.googleapis.com/papyrus_images/7a2bd326017e6064ca5a5d1ad77ce0bb5216b97557c08213c45e8417c3d312f0.png) 一個例子 ---- 我們來看看一個使用 PDCA 時的例子，因為我個人的 PDCA 筆記幾乎都使用在工作上，所以有一些內容不太適合直接寫出來，這邊若有涉及到工作隱私的部分我會用抽象的名詞或代稱來表示。 ![](https://storage.googleapis.com/papyrus_images/7a2bd326017e6064ca5a5d1ad77ce0bb5216b97557c08213c45e8417c3d312f0.png) 上面是一個使用 PDCA 時可能發生的狀況（若有雷同純屬巧合），透過這樣的「思考框架」我們可以看見自己思考的順序和邏輯，讓自己能更專注在自己的目標，進而提高找到解決問題的機會，而不會花一堆時間在走冤枉路上。 假說的重要性 ------ 「建立假說」這件事在這個 PDCA 方法裡面扮演著重要的角色，因為整個方法在執行的過程可以說是一個「**安排執行事項（提出執行面的假說）->執行並驗證->思考成效和結果->提出可能的改善方法（也是假說）**」的循環。**不斷地提出假說並嘗試各種可行的做法，並且每次都更接近目標一些，可以說是 PDCA 的精髓**。 建立一個長期目標 -------- 如果要在日常的工作任務裡面使用 PDCA 的話，請先想清楚你個人的長期目標。舉個例子，請先試著問自己幾個問題： > 半年後你想要成為什麼樣的人？獲得什麼樣的能力？ > > 哪裡才是現在真正應該改善的地方？ 雖然說能改善的地方當然是盡量通通都改善比較好，但可惜實際上我們不可能成為一個100%完美的人，而且如果沒有想清楚自己最需要改善的地方在哪裡，就很容易對一些雞毛蒜皮的小事情鑽牛角尖。 > 我的終點在哪裡？ 請不要盲目追求無止盡的成長。 寫在最後 ---- 今天的 PDCA 介紹地算是蠻基礎的應用，分享給以前沒聽過的朋友，建議你可以實際做做看，看看這樣的方法是不適合自己的工作模式。想要了解更多細節的朋友，我可以把我最近在讀的相關書籍介紹給你，請參考： [《 讓自己快速進化的PDCA筆記術 》](https://www.books.com.tw/products/0010761289) 我覺得 PDCA 是我用過後覺得最能夠讓自己循序漸進地去思考並且每次都變得更好一點點的工具，我們不需要追求短時間內很大的改善，畢竟人的性格和習觀是隨著時間養成的，那麼想要有好的改變，也需要相當的時間才能夠做到。 --- *Originally published on [Mujing](https://paragraph.com/@mujing/pdca-1)*