# Notion Database 实践：用 Notion 高效管理软件与订阅服务

By [qingkun](https://paragraph.com/@qingkun) · 2025-01-15

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Matrix 精选
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[Matrix](https://sspai.com/matrix) 是少数派的写作社区，我们倡导分享真实的产品体验和实用价值的经验与思考。以下内容是作者 Linmi 的一篇 Notion 实践分享，旨在帮助大家构建个人化的 Notion Database，用于管理软件订阅服务。

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前言
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作为 Mac 用户，我们可能会用到不少付费软件，比如 Alfred、Sketch 和 Sublime 等。而在重装系统或者设备更换时，如果没有记录清楚软件清单和激活码，可能会遇到非常大的麻烦。

虽然 Setapp 等订阅服务提供了一定便利，但价格较高，尤其是针对国内用户。而对那些通过折扣活动购买的永久授权软件，300 元的预算可能能买到更多优质工具。

因此，如何高效地管理这些软件的激活码、订阅提醒和教程素材呢？今天就教大家用 Notion 打造一个强大的软件订阅管理数据库。

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Notion Database 管理第一步：梳理需求
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在正式创建 Database 之前，我们需要先梳理需求，以便设计更贴合使用场景的数据库结构。

### 核心需求

1.  **基础信息管理**：包括软件名、购买时间、价格、原价等信息。
    
2.  **激活码与文件存放**：保存激活码、配置文件和购买凭证。
    
3.  **教程与素材管理**：整合软件使用教程和素材包。
    
4.  **官网与链接管理**：快速跳转到官网下载页面或反激活链接。
    
5.  **分类与标签**：对软件进行分类，比如订阅制、永久授权等。
    
6.  **订阅提醒**：设置到期时间并添加提醒，避免服务中断。
    
7.  **旧版本存档**：保存老版本软件，方便回退使用。
    

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创建 Notion Database
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根据上述需求，我们可以按照以下步骤开始构建数据库：

### 创建一个基础 Database

1.  点击 Notion 左下角的「+ New Page」，新建页面。
    
2.  选择「Table」模板，创建一个表格形式的数据库。
    
3.  命名页面，并为其添加合适的 Emoji，以提升视觉美观。
    

### 设置属性

为数据库添加以下属性，以满足不同类型的信息存储需求：

*   **Name**：软件名，使用默认的 Name 属性。
    
*   **Tags**：标签，用于分类软件（如「订阅制」）。
    
*   **Date**：购买时间与续费时间，选择 Date 类型。
    
*   **Number**：价格，选择 Number 类型。
    
*   **URL**：官网或下载链接，选择 URL 类型。
    
*   **File**：用于存放激活码、教程素材和凭证的文件。
    

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### 数据填充与个性化

#### 上传文件与调整时间格式

直接将文件拖入 File 属性中即可上传，同时可以根据需求调整时间格式（如设置为 YYYY-MM-DD）。

#### 添加软件 Logo

为软件添加图标，复制 Logo 链接，在软件页面中点击「Add Icon」，选择「Link」，粘贴链接即可。

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进阶功能：模板与自动化
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### 为软件管理创建模板

通过模板功能，我们可以快速复用相同的格式，减少重复工作：

1.  点击数据库右上角「New」旁的下拉箭头，选择「+ New Template」。
    
2.  填写模板信息，包括激活码、教程链接、素材包等。
    
3.  保存模板后，可通过模板一键创建新记录。
    

### 使用 Formula 实现费用统计

借助 Formula 属性，可以计算软件的月度或年度开销：

1.  创建一个 Formula 属性，用公式「价格/12」计算月均费用。
    
2.  通过表格下方的「Calculate」功能，选择 SUM 汇总每月总支出。
    

    公式示例：
    toNumber(slice(format(prop("价格") / 12), 0, 5))
    

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高效管理订阅提醒
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为订阅制软件设置到期提醒：

1.  在数据库中添加「到期时间」属性，并设置提醒功能。
    
2.  使用 Notion 提供的提醒功能，如提前 1 周通知。
    
3.  针对订阅制软件，可以通过标签筛选实现单独视图管理。
    

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建立装机清单
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在装机或系统重装时，为软件打上「必装」标签，并创建一个新视图，以快速查看所需安装的软件清单。

1.  为必要软件添加「必装」标签。
    
2.  创建一个新视图，设置过滤器，仅显示带有「必装」标签的软件。
    

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分享与协作
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Notion 支持通过 Guest 功能分享页面，适合与家人或同事协作。例如，为家人共享装机清单，或与团队协作管理软件授权信息。

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最后
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通过本篇教程，您可以借助 Notion 构建一个强大的订阅管理工具，轻松实现软件授权、教程与提醒的集中化管理。希望本教程对您有所帮助，欢迎尝试并根据实际需求进行扩展！

祝大家使用愉快，期待在下一篇教程中再见！

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*Originally published on [qingkun](https://paragraph.com/@qingkun/notion-database-notion)*