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番茄工作法

本人是个重度拖延症患者,注意力也很难集中,昨天在seedao听到有关番茄工作法的分享,自己也正好想利用番茄工作法将我丢失多年的专注力找回来,于是在今天花了四个番茄钟的时间把书架上的《番茄工作法图解》看了一遍(这本书也是因为拖延症放在书架好几年没有打开)

什么是番茄工作法

简单来说,番茄工作法就是列出你当天要做的事情,从最重要的事情开始做,将任务分解为一个个番茄钟,每个番茄钟包括25分钟专注做某一件事情和五分钟的休息时间。每日的回顾和事前的预估也很重要。

为什么要用番茄工作法

  • 减少拖延:面对一个耗时较长并且较为复杂的任务时,我常常会有拖延的心理,但是将任务分解为一个个番茄,就不会那么的畏惧。

  • 分清任务的优先级:番茄工作法需要每天在实施前对当天的任务计划评估优先级,这样重要的任务可以得到快速解决

  • 唤醒状态:从休闲状态进入到工作状态会耗费我很长的时间,导致效率低下,番茄工作法的理念是”行动带动心智“也可以表达为”做了再说“,利用点开番茄钟的行动,带动你进入做事的状态,养成习惯之后,会更容易。

  • 找回注意力:番茄工作法在一个番茄时间只做一件事情,脑子里蹦出来的其他想法可以记录下来,但是不要中断当前做的事情直到这个番茄钟结束。

  • 得到反馈:通过比较完成任务所用的番茄数和事前预估所花的番茄数,让每次任务的分解收到有效的反馈。

  • 足够简单:一支笔,几张纸,一个计时器,非常简单

  • 符合客观规律:执行番茄工作法的流程是固定的,这种相同的动作和准备程序可以让大脑自我调整,进入执行某类事务的最佳状态(也就是习惯的力量)

工作流程

准备好三张个表分别为:【活动清单】【今日待办】【记录】

  • 计划:一天开始前,写出【今日待办】的事情

  • 跟踪:全天,启动番茄时钟,从第一项开始执行

  • 记录:一天结束时,收集数据归档到【记录】表

  • 处理:从【记录】中提取有用信息

  • 可视化:将提取的信息组织起来,改进整个流程

如何填写这三张表

【活动清单】

填写最近要进行的活动,无需排序

思考在家里需要完成的活动,把它全记下来,无论是否重要,不考虑重要程度和优先级,也不写出具体的做法,只需要写完成后的状态,尽量言简意赅,自己能看懂就行。如果任务有时间限制,可以标出最后期限。表格内容尽量不要太长,需要经常更新,切合实际。

【今日待办】

填写日期,名字和今日将要进行的活动

从【活动清单】中选择一些最重要的活动填到【今日待办】中,并从最重要的一项开始做起。【今日待办】中的活动是对今天的自我承诺,如果认为今天能完成这些工作就填上去。没完成一项可以用笔将其划掉。

【记录】

填写日期,采样的流程指标 (比如每天完成的番茄数,一个事务平均解决的时间,计划误差等)

记录的内容可以显示你的工作方式,有助于提高生产力,评估是否某项活动消耗过多的时间。

中断的处理

在25分钟的番茄种里,经常会出现干扰并打断工作的情况。这种出现的中断通常分成两种情况。

1.内部中断

自己的直觉想做其他计划外事情而打断了当前的专注。当出现这种情况时,可以在当前进行的活动旁边做上一个标记(‘)并将该计划外事件其加入到【活动清单】或【今日待办】的表格中用“U”标记,代表一次内部中断,然后后继续手上的工作。

2.外部中断

别人对你造成的外部中断,比如同事的询问。可以在不影响结果的前提下,请求对方尽量推迟,用稍后的番茄钟重新计划。如果是合理的外部要求可以作废当前番茄钟,并在之后继续。每一次遇到外部中断,在【今日待办】表格旁边画一个减号( - )。

预估和重新评估

预估和回顾是番茄工作法的重要组成,将预估的番茄钟写在【活动清单】每个任务的右边,以整数表示。过大的任务可以拆分,过小的任务可以合并。

当某活动使用完所有预估的番茄钟但是依然没有完成时,接着对剩下的时间进行二次预估,或者三次预估。

在【记录】表格中追踪每天预估和实际的误差总和,向着目标误差为0而努力。

统计【活动清单】和【今日代办】中有多少处计划外的标记(“U”),来评估自己的计划能力,在第二天选择任务时更仔细的检查是否考虑的所有的事情。

调整

对于新手了解番茄工作法常规方法后,请先使用两周,再可以对番茄钟的长短、计时方式等做一些灵活调整,但是频繁修改番茄钟的长度可能会破坏节奏。

最重要的就是坚持