Si has leído con anterioridad el blog quizás sabrás que he experimentado con algunos sistemas de productividad personal, como Zen to Done o Getting things done.
Lamentablemente llegue a conocerlos cuando ya «había pasado mucha agua bajo el puente», pero igual me han resultado bastante útiles.
En mi búsqueda de optimizar el tiempo fui descubriendo lo que son los sistemas de productividad personal, según Wikipedia «Un sistema de producción es aquel sistema que proporciona una estructura que agiliza la descripción, la ejecución y el planteamiento de un proceso industrial.»
Por otra parte, la misma Wikipedia señala que «la productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.»
En definitiva, un sistema de productividad personal es una herramienta que te ayudará a organizar y ejecutar tus tareas de la mejor manera posible, optimizando tus recursos, sean materiales, tiempo o dinero.
En la actualidad existen un sinnúmero de métodos de productividad, buscando por la web pueden encontrase listados de ellos como el artículo llamado «La guía definitiva de los métodos de productividad personal» en el blog de Todoist, no soy quién para rebatirle lo de definitiva, pero existen muchos más de los que se nombran allí.
Solo te puedo decir que los que nombro acá son solo algunos de los que hay, son los que para mí son más familiares, los que me dado el tiempo de investigar, estudiar y en gran parte probar su utilización en el día a día.
Getting Things Done o GTD es uno de los métodos de productividad personal más conocidos a nivel mundial, creado por David Allen y reflejado en su libro «Organízate con eficacia» publicado originalmente en ingles el 2001.
La base de GTD es crear un sistema confiable externo a tu «frágil» memoria que te permita de una forma sencilla el pasar todo lo que tienes que recordar a él, haciendo fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas o tareas que necesitas hacer.
La necesidad de este sistema externo está dada por el simple hecho que muchas veces recuerdas que tienes que hacer algo cuando realmente no puedes hacerlo y muy pocas veces recuerdas cuando si puedes hacer dicha cosa.
Las fases básicas de este método de productividad son:
Capturar toda la información de tu cabeza y trasladarla a un bloc de notas u otra herramienta.
Procesar tomando decisiones rápidas sobre lo capturado en el paso anterior para no acumular las cosas y no postergar las decisiones.
Organizar disponiendo cada cosa en el lugar que corresponde, sean accionables o material de consulta.
Revisar las listas de tareas y acciones para hacer de acuerdo con los contextos en los que te encuentres, sin mencionar una revisión más exhaustiva al menos semanalmente de todo el sistema.
Hacer, sin este importante paso, el sistema no es nada más que un puñado de reglas sin sentido alguno.
El siguiente video te mostrara de una forma más gráfica que es el sistema GTD
Ya lo he dicho en algún artículo anterior, Zen To Done o ZTD es una especie de descendiente de GTD creado por Leo Babauta para simplificar y mejorar GTD.
En esencia ZTD es una serie de 10 hábitos que vienen a ayudarte a organizarte, simplificar tu vida, controlarte y a hacer tus tareas. Si bien ninguno de ellos es obligatorio, Leo señala que los ocho primeros son esenciales.
La idea básica de este método para logar adquirirlo en tu quehacer diario es ir aprendiendo y practicando cada habito por separado, por lo que su incorporación tardara aproximadamente un año.
Los 10 hábitos que componen ZTD son
Recoger: Aprender a capturar toda la información de tu cabeza y trasladarla a un bloc de notas u otra herramienta.
Procesar: Aprender a tomar decisiones rápidas sobre tu bandeja de entrada para no acumular las cosas y no postergar las decisiones.
Planificar: Aprender a marcarse objetivos y saber programarlos correctamente.
Hacer: Aprender a centrarse en una tarea y realizarla, sin distracciones.
Sistema de Confianza y Simple: Aprender a utilizar listas sencillas, sin complicarnos la vida y sin hacernos perder el tiempo.
Organizar: Hay un lugar para todo. El hábito es aprender a poner las cosas donde deben estar.
Revisar: Aprender a revisar semanalmente nuestro sistema y nuestros objetivos.
Simplificar: Aprender a reducir nuestras metas y tareas a lo esencial.
Rutinas: Aprender a establecer y mantener rutinas.
Encontrar tu pasión: Aprender a no procrastinar y buscar cosas que te apasionan.
La técnica Pomodoro es un método creado por Francesco Cirillo a fines de los años ’80 para optimizar el tiempo que nos toma hacer determinadas tareas.
Esta técnica como tal no es un método de productividad personal, por lo que puede utilizarse en paralelo con alguno de ellos como GTD o ZTD en la etapa de Hacer.
Esta técnica al utilizar ciclos de trabajo trata de que logres mantener la concentración al máximo por pequeños periodos de tiempo, los que son intercalados por descansos.
El proceso en si es realizar 4 sesiones de 25 minutos de trabajo intenso intercaladas por descanso de 5 minutos, al finalizar la cuarta sesión es continuada por un descanso de mayor duración, entre 20 a 30 minutos.
Este método es una adaptación realizada por Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry de las tarjetas Kanban desarrollado por Toyota para mejorar sus procesos productivos.
Este método tiene en mente el ser utilizado especialmente por individuos, principalmente trabajadores del conocimiento y no solo equipos de trabajo.
Personal Kanban, al igual que el Kanban que se utiliza para el trabajo en equipos de desarrollo es una herramienta muy visual y sencilla, con solo dos reglas.
Visualiza el trabajo, examinando, registrando y clarificando muy bien todas las tareas que tu proyecto o proyectos demanden para saber cuáles de ellas podrán solaparse con mayor o menor eficacia.
Limita el trabajo en curso, como seres humanos tu y yo no somos capaces de hacer una infinidad de tareas al mismo tiempo por lo que tienes que limitar ese número para lograr concentrarte en hacer y no en ir «saltando» de una tarea a otra sin un sentido claro.
Para comenzar a utilizar este método solo necesitas una pizarra, o un lugar donde poder crear tres columnas, por hacer, haciendo y terminado, en donde colocaras post-it que representan cada tarea.
El Timeboxing me recuerda a mi horario del colegio (escuela) o de la universidad, en donde las asignaturas tomaban bloques específicos de tiempo, en donde solo se podía atender a dicha materia.
Este método es ideal para manejar tareas largas, aunque sirve para cualquier tipo de tareas, solo tienes que dividir tu día en diferentes cajas de tiempo, asignado a cada una de ellas una determinada tarea a realizar.
Las tareas largas se dividen en sub-tareas las que se realizan en cada caja de tiempo para lograr un pequeño objetivo en post de la suman de ellos y finalizar así las tareas de larga duración.
Las pequeñas tareas afines las puedes agrupar en una caja de tiempo que si las hicieras separadas te tomarían mucho más tiempo el realizarlas.
Como dije más arriba estos son solo una pequeña muestra de métodos y técnicas para mejorar tu productividad personal, la lista cada vez es más larga, ¿Tu utilizas alguno de los que nombré o algún otro?
